Стандартні архіви, що складаються з папок, швидкозшивачів і десятків роздрукованих договорів, правил, додатків, рахунків-фактур чи квитанцій, досі існують у багатьох компаніях, однак, на щастя, дедалі більше з них переходять на практичніші та екологічніші рішення.

Цифрові архіви

Одним із таких рішень, які надають найбільше можливостей, є електронні (цифрові) архіви, що чудово замінюють паперові аналоги. Електронна база документів, рахунків-фактур, договорів, заяв, гарантій, дорожніх листів, авансів, пропозицій чи протоколів працює не гірше, а навіть значно краще, ніж паперові версії цієї документації. Передусім тому, що працювати з ними в цифровій формі набагато простіше, легше й оптимальніше, зокрема завдяки:

  • необмеженому доступу до такого архіву з будь-якого місця, комп’ютера та в будь-який час
  • скороченню процесу обміну інформацією між працівниками компанії та окремими відділами корпорації
  • значному зменшенню витрат, пов’язаних із веденням та утриманням традиційних паперових архівів
  • Ефективна DMS

Але передусім важливим є значний вплив на захист довкілля, адже цифрові архіви, оскільки не потребують використання паперу, набагато екологічніші за відомі досі традиційні архівні рішення.

Довкілля це оцінить

Обмеження виробництва паперової документації можна впроваджувати поступово, і багато міжнародних та корпоративних компаній уже давно застосовують такий підхід. Наприклад, клієнтів заохочують відмовлятися від паперових рахунків-фактур на користь електронних, пропонуючи натомість цікаві знижки або зменшення абонентської плати. Звичайно, існує документація, друк якої вимагається законом, але в більшості випадків виготовлення паперових копій можна не лише обмежити, а й повністю припинити. Це стосується, наприклад, заяв на відпустку, коригувальних нот, запитів щодо комерційних пропозицій, заявлених потреб і замовлень, внутрішніх розпоряджень та корпоративних правил, особової, кадрової та проєктної документації, а також транспортних і логістичних документів. Переваги для довкілля, що виникають завдяки цим обмеженням, уже в масштабах одного відділення настільки помітні, що багато корпорацій негайно впроваджують їх у всіх своїх установах і філіях.

За оцінками, навіть часткова відмова від надсилання паперових рахунків-фактур приблизно 10 тисячам клієнтів може врятувати лише за один рік до кількох тонн деревини, призначеної для виробництва паперу! У контексті багатьох великих компаній і міжнародних підприємств це стає справжнім феноменом та дуже помітним свідченням того, що такі компанії впроваджують екологічно відповідальний бізнес.