Електронний рахунок-фактура — це кожен рахунок-фактура, виставлений у будь-якому електронному форматі. Водночас він має характеризуватися основними ознаками рахунка-фактури та відповідати всім вимогам, установленим Міністерством фінансів.
Електронний рахунок-фактура, виставлений за допомогою програми для рахунків-фактур, часто надсилається електронною поштою як вкладення. Дуже важливо, щоб такий прикріплений документ не можна було редагувати та змінювати. Це гарантує, що ніхто не змінить такий рахунок-фактуру небажаним для нас способом. Важливим питанням є також зберігання рахунків-фактур — воно необхідне насамперед для того, щоб у разі перевірки податковими органами негайно їх надати.
Компанія Mega-Tech, виробник функціональних програм для виставлення рахунків-фактур, пропонує своїм клієнтам функцію e–Архів, яка дає змогу зберігати резервні копії на зовнішньому сервері. Це вигідно для підприємця з кількох причин. По-перше, йому не потрібно турбуватися про архівування, по-друге, не доведеться перейматися випадковими подіями, наприклад виходом диска з ладу та втратою даних, а по-третє, він буде впевнений, що в разі перевірки матиме порядок у всіх документах.
За останні 10 років зросла кількість підприємців, які користуються рахунками-фактурами, виставленими в електронному вигляді, тож зростає і усвідомлення переваг електронного виставлення рахунків.