Sklep internetowy z rękodziełem. Jak prowadzić księgowość, gdy klienci kupują z Polski i zagranicy?

Sprzedaż internetowa rękodzieła z Bolesławca coraz częściej trafia za granicę

Tutejsza ceramika od lat podbija poza lokalnym, także zagraniczny rynek. Bolesławieckie zakłady sprzedawały swoje wyroby m.in. w Niemczech, Francji, Stanach Zjednoczonych, Japonii, Korei Południowej czy Australii, a zainteresowanie ceramiką z regionu w Japonii doczekało się nawet osobnych publikacji i wydarzeń.

Internet znacznie obniżył próg wejścia w taką sprzedaż. Zagranicznych odbiorców może dziś pozyskiwać zarówno duży producent, jak i niewielka pracownia oferująca kilkadziesiąt produktów we własnym sklepie albo na marketplace. Jeszcze w tym roku redakcja opisywała sklep internetowy jako jeden z kanałów sprzedaży oryginalnej ceramiki bolesławieckiej.

Już pierwsze zamówienie spoza Polski wymaga jednak ustalenia, jak dana transakcja powinna zostać rozliczona. Sam system sklepu zapisze sprzedaż i płatność, ale nie zdecyduje za przedsiębiorcę, jakie zasady VAT należy zastosować.

Księgowość sklepu internetowego przy sprzedaży w Polsce i za granicą

Najważniejszą informacją dla księgowości nie jest sam fakt, że zakup odbył się przez internet. Liczą się przede wszystkim status kupującego, kraj, do którego jedzie towar, oraz miejsce, z którego rozpoczyna się wysyłka.

Dla polskiej pracowni wysyłającej produkty z Bolesławca podstawowe warianty mogą wyglądać następująco:

Szczególnie ważne jest prawidłowe ustalenie, czy zagraniczny odbiorca jest konsumentem, czy przedsiębiorcą. Przy sprzedaży konsumenckiej na terenie UE mogą mieć zastosowanie przepisy dotyczące wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, czyli WSTO. Sprzedaż do przedsiębiorcy posiadającego odpowiedni status VAT może natomiast zostać rozliczona jako WDT, jeśli spełnione są wymagane warunki, w tym dotyczące udokumentowania wywozu towarów do innego państwa członkowskiego.

Dlatego dane zbierane podczas składania zamówienia mają znaczenie również później, przy rozliczeniu podatków. Kraj dostawy czy status nabywcy powinny być możliwe do jednoznacznego odczytania z dokumentacji sprzedażowej.

WSTO i VAT OSS w sklepie internetowym – limit 42 tys. zł

Dla niewielkiego e-sklepu szczególnie ważny jest limit 10 tys. euro, czyli 42 tys. zł. Dotyczy on łącznie określonych transgranicznych transakcji B2C, w tym WSTO. Przy spełnieniu ustawowych warunków sprzedaż poniżej tego progu może być opodatkowana w Polsce. Po jego przekroczeniu miejscem opodatkowania WSTO staje się zasadniczo państwo, do którego trafia towar.

Pracownia wysyłająca ceramikę klientom indywidualnym w Niemczech, Czechach i Francji powinna więc kontrolować łączną wartość sprzedaży objętej limitem, a nie osobny limit dla każdego kraju.

Przy rozliczaniu VAT w państwach konsumpcji można skorzystać z procedury VAT OSS. Dzięki niej przedsiębiorca rozlicza kwalifikującą się sprzedaż do konsumentów z różnych państw UE za pośrednictwem jednego punktu, zamiast rejestrować się osobno do VAT w każdym kraju. W deklaracji trzeba jednak właściwie przypisać sprzedaż do poszczególnych państw i zastosować obowiązujące tam stawki podatku.

Sklep powinien więc przechowywać dane pozwalające ustalić kraj konsumenta, wartość transakcji i sposób jej rozliczenia. Przy kilkudziesięciu zamówieniach miesięcznie ręczne wyszukiwanie tych informacji szybko staje się niepraktyczne.

Płatności online, prowizje i rozliczenia operatorów płatności

Raport sprzedaży i wyciąg bankowy bardzo często pokazują różne kwoty. To normalne, jeśli po drodze operator płatności albo marketplace potrąca prowizje, rozlicza zwroty lub pobiera inne opłaty.

Jeżeli sklep sprzedał produkty za 10 tys. zł, a na rachunek przedsiębiorcy wpłynęło 9,1 tys. zł, księgowość nadal musi prawidłowo wykazać sprzedaż oraz oddzielnie rozliczyć pobrane koszty. Sam przelew od operatora nie wystarcza do ustalenia wartości przychodu.

Potrzebne są więc raporty sprzedażowe, zestawienia opłat, informacje o zwrotach i dokumenty dotyczące prowizji. Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy jedna wypłata od operatora obejmuje transakcje z kilku dni albo rozlicza sprzedaż razem z korektami z wcześniejszego okresu.

Osobnego sprawdzenia wymagają również opłaty pobierane przez zagraniczne platformy, systemy reklamowe czy dostawców usług internetowych. Jeżeli usługę świadczy zagraniczny podmiot, może powstać obowiązek rozliczenia importu usług. W określonych przypadkach przedsiębiorca powinien także zarejestrować się jako podatnik VAT-UE. Dotyczy to również części firm korzystających ze zwolnienia z VAT.

Eksport poza Unię Europejską – jak rozliczać sprzedaż internetową?

Przy wysyłce towarów poza Unię Europejską dokumenty celne mają bezpośrednie znaczenie dla rozliczenia podatku. Zastosowanie 0-procentowej stawki VAT przy eksporcie wymaga posiadania dokumentacji potwierdzającej wywóz towaru poza terytorium UE.

Przy regularnych wysyłkach do USA, Wielkiej Brytanii czy innych państw trzecich warto ustalić jeden sposób archiwizowania takich dokumentów. Dzięki temu księgowość może od razu połączyć konkretną sprzedaż z potwierdzeniem wywozu.

Brak dokumentu często wychodzi na jaw dopiero przy rozliczeniu miesiąca. W systemie sklepu sprzedaż jest zamknięta, klient dostał przesyłkę, pieniądze wpłynęły, ale księgowość nadal potrzebuje potwierdzenia pozwalającego zastosować właściwą stawkę VAT. Przy kilkunastu czy kilkudziesięciu zagranicznych paczkach szukanie takich dokumentów po kilku tygodniach staje się niepotrzebnym dodatkowym obowiązkiem.

Jakie dokumenty przekazywać księgowości ze sklepu internetowego?

Przy kilku zamówieniach miesięcznie dane można jeszcze sprawdzać pojedynczo. Przy większej sprzedaży znacznie lepiej ustalić stały zestaw raportów i dokumentów przekazywanych księgowości.

Najczęściej obejmuje on:

• raport sprzedaży z własnego sklepu internetowego,
• raporty sprzedażowe z marketplace'ów,
• zestawienia wypłat od operatorów płatności,
• faktury za prowizje i inne opłaty platform,
• informacje o anulowanych zamówieniach i zwrotach,
• faktury za reklamy internetowe i usługi zagranicznych dostawców,
• dokumenty dotyczące wysyłek poza UE,
• zestawienie sprzedaży do konsumentów w poszczególnych państwach UE,
• dokumenty dotyczące sprzedaży w walutach obcych.

Dobrze przygotowane raporty pozwalają szybko wyjaśnić różnice między wartością zamówień w sklepie, kwotami wypłaconymi przez operatorów płatności i dokumentami ujętymi w księgowości. Bez nich każdą rozbieżność trzeba sprawdzać osobno.

Biuro księgowe online dla sklepu internetowego

W e-commerce większość danych księgowych od początku powstaje cyfrowo. Zamówienia są zapisane w systemie sklepu, płatności u operatora, faktury kosztowe przychodzą pocztą elektroniczną, a marketplace pozwala pobrać raport za wybrany okres. Współpraca z biurem rachunkowym online umożliwia zbudowanie obiegu dokumentów wokół tych źródeł zamiast drukowania danych, które już znajdują się w systemach elektronicznych.

Partnerem merytorycznym artykułu jest biuro księgowe iKsięgowa.pl, które prowadzi obsługę księgową przedsiębiorców online. W przypadku sklepu internetowego szczególnie istotne jest ustalenie zasad przekazywania danych jeszcze przed rozpoczęciem regularnej sprzedaży zagranicznej. Jak wyjaśnia ekspertka ds. księgowości Iwona Sikorska z biura rachunkowego iKsięgowa:

“W sklepach internetowych częsty problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca traktuje przelew z marketplace’u jako wartość swojej sprzedaży. Platforma może wypłacić już kwotę pomniejszoną o prowizję, zwroty czy inne opłaty, podczas gdy w księgowości trzeba osobno wykazać przychód ze sprzedaży i osobno rozliczyć koszty pobrane przez operatora. Przy sprzedaży w euro dochodzą jeszcze kursy walut, a jeśli prowizję fakturuje zagraniczna spółka, może pojawić się import usług. Dlatego przy większym e-commerce księgowość powinna pracować przede wszystkim na raportach transakcyjnych, a nie próbować odtwarzać sprzedaż na podstawie samych wpływów na rachunek”..

Dla przedsiębiorcy ważna jest też możliwość konsultacji przed zmianą modelu sprzedaży. Uruchomienie wysyłki do kolejnych państw, wejście na zagraniczny marketplace albo przekroczenie limitu WSTO może mieć konsekwencje podatkowe, zanim w rachunku bankowym pojawi się wyraźnie większy obrót.

Sprzedaż zagraniczna w e-commerce wymaga dobrego obiegu dokumentów

Możliwość wysyłki do Niemiec, Czech czy Stanów Zjednoczonych można uruchomić w sklepie internetowym bardzo szybko. Księgowość potrzebuje jednak więcej informacji niż sam adres dostawy.

Przed rozpoczęciem regularnej sprzedaży zagranicznej warto ustalić, czy sklep zapisuje status i kraj klienta, gdzie będą dostępne raporty operatorów płatności, kto gromadzi dokumenty eksportowe i w jaki sposób księgowość otrzyma informacje o zwrotach. Przy kilkuset zamówieniach dobrze ustawiony obieg danych oszczędza znacznie więcej czasu niż późniejsze wyjaśnianie każdej rozbieżności osobno.