Інтернет-магазин виробів ручної роботи. Як вести бухгалтерський облік, коли клієнти купують із Польщі та з-за кордону?

Продаж виробів ручної роботи через інтернет із Bolesławiec дедалі частіше виходить за кордон

Місцева кераміка роками підкорює не лише локальний, а й закордонний ринок. Болеславецькі підприємства продавали свої вироби, зокрема, у Німеччині, Франції, Сполучених Штатах, Японії, Південній Кореї та Австралії, а зацікавлення керамікою з регіону в Японії навіть стало темою окремих публікацій і заходів.

Інтернет значно знизив поріг входу в такі продажі. Сьогодні закордонних покупців може залучати як великий виробник, так і невелика майстерня, що пропонує кілька десятків товарів у власному магазині або на маркетплейсі. Ще цього року редакція описувала інтернет-магазин як один із каналів продажу оригінальної болеславецької кераміки.

Однак уже перше замовлення з-за меж Польщі вимагає визначити, як саме слід розрахувати цю операцію. Сама система магазину зафіксує продаж і платіж, але не вирішить за підприємця, які правила VAT застосувати.

Бухгалтерський облік інтернет-магазину під час продажу в Польщі та за кордон

Найважливішою для бухгалтерського обліку є не сама обставина, що покупка відбулася через інтернет. Насамперед мають значення статус покупця, країна, до якої прямує товар, і місце, звідки починається відправлення.

Для польської майстерні, яка відправляє продукцію з Bolesławiec, основні варіанти можуть виглядати так:

Особливо важливо правильно визначити, чи є закордонний отримувач споживачем, чи підприємцем. Під час споживчого продажу на території ЄС можуть застосовуватися правила щодо внутрішньоспільнотного дистанційного продажу товарів, тобто WSTO. Продаж підприємцю з відповідним статусом VAT натомість може бути розрахований як WDT, якщо виконано необхідні умови, зокрема щодо документального підтвердження вивезення товарів до іншої держави-члена.

Тому дані, які збираються під час оформлення замовлення, мають значення і пізніше, під час податкових розрахунків. Країну доставки та статус покупця має бути можливо однозначно визначити з документації продажу.

WSTO та VAT OSS в інтернет-магазині — ліміт 42 тис. злотих

Для невеликого інтернет-магазину особливо важливим є ліміт 10 тис. євро, тобто 42 тис. злотих. Він стосується сукупності визначених транскордонних операцій B2C, зокрема WSTO. За дотримання встановлених законом умов продажі нижче цього порога можуть оподатковуватися в Польщі. Після його перевищення місцем оподаткування WSTO зазвичай стає держава, до якої надходить товар.

Майстерня, яка відправляє кераміку індивідуальним клієнтам у Німеччині, Чехії та Франції, повинна контролювати загальну вартість продажів, охоплених лімітом, а не окремий ліміт для кожної країни.

Для розрахунку VAT у державах споживання можна скористатися процедурою VAT OSS. Завдяки їй підприємець розраховує відповідні продажі споживачам із різних держав ЄС через одну точку, замість окремої реєстрації для VAT у кожній країні. Однак у декларації потрібно правильно віднести продажі до окремих держав і застосувати чинні там податкові ставки.

Тому магазин має зберігати дані, які дають змогу визначити країну споживача, вартість операції та спосіб її розрахунку. Якщо щомісяця надходить кілька десятків замовлень, ручний пошук цієї інформації швидко стає непрактичним.

Онлайн-платежі, комісії та розрахунки з платіжними операторами

Звіт про продажі та банківська виписка дуже часто містять різні суми. Це нормально, якщо платіжний оператор або маркетплейс утримує комісію, розраховує повернення чи стягує інші збори.

Якщо магазин продав товари на 10 тис. злотих, а на рахунок підприємця надійшло 9,1 тис. злотих, бухгалтерський облік усе одно має правильно відобразити продаж, а стягнуті витрати — розрахувати окремо. Самого переказу від оператора недостатньо для визначення суми доходу.

Потрібні звіти про продажі, відомості про збори, інформація про повернення та документи щодо комісій. Це особливо важливо, коли одна виплата від оператора охоплює операції за кілька днів або разом із продажами враховує коригування за попередній період.

Окремо потрібно перевіряти також збори, які стягують закордонні платформи, рекламні системи чи постачальники інтернет-послуг. Якщо послугу надає іноземний суб’єкт, може виникнути обов’язок розрахувати імпорт послуг. У визначених випадках підприємець також має зареєструватися як платник VAT-UE. Це стосується й частини компаній, які користуються звільненням від VAT.

Експорт за межі Європейського Союзу — як розраховувати онлайн-продажі?

Під час відправлення товарів за межі Європейського Союзу митні документи безпосередньо впливають на податковий розрахунок. Застосування нульової ставки VAT при експорті потребує наявності документації, що підтверджує вивезення товару за межі території ЄС.

За регулярних відправлень до США, Великої Британії чи інших третіх держав варто встановити єдиний спосіб архівування таких документів. Завдяки цьому бухгалтерія зможе одразу пов’язати конкретний продаж із підтвердженням вивезення.

Відсутність документа часто виявляється лише під час розрахунків за місяць. У системі магазину продаж завершено, клієнт отримав відправлення, гроші надійшли, але бухгалтерії все одно потрібне підтвердження, яке дає змогу застосувати правильну ставку VAT. За наявності кількох десятків закордонних посилок пошук таких документів через кілька тижнів стає непотрібним додатковим обов’язком.

Які документи передавати бухгалтерії інтернет-магазину?

За кількох замовлень на місяць дані ще можна перевіряти по одному. За більших обсягів продажів значно краще встановити постійний набір звітів і документів, які передаються бухгалтерії.

Найчастіше він охоплює:

• звіт про продажі з власного інтернет-магазину,
• звіти про продажі з маркетплейсів,
• відомості про виплати від платіжних операторів,
• рахунки за комісії та інші збори платформ,
• інформацію про скасовані замовлення та повернення,
• рахунки за інтернет-рекламу та послуги закордонних постачальників,
• документи щодо відправлень за межі ЄС,
• відомість продажів споживачам в окремих державах ЄС,
• документи щодо продажів в іноземних валютах.

Добре підготовлені звіти дають змогу швидко пояснити відмінності між вартістю замовлень у магазині, сумами, виплаченими платіжними операторами, і документами, внесеними до бухгалтерського обліку. Без них кожну розбіжність доводиться перевіряти окремо.

Онлайн-бухгалтерія для інтернет-магазину

В електронній торгівлі більшість бухгалтерських даних від самого початку створюється в цифровій формі. Замовлення зберігаються в системі магазину, платежі — у оператора, рахунки за витрати надходять електронною поштою, а маркетплейс дає змогу завантажити звіт за вибраний період. Співпраця з онлайн-бухгалтерією дає можливість побудувати документообіг навколо цих джерел замість друку даних, які вже містяться в електронних системах.

Експертним партнером статті є бухгалтерська компанія iKsięgowa.pl, яка веде бухгалтерський супровід підприємців онлайн. Для інтернет-магазину особливо важливо визначити правила передавання даних ще до початку регулярних закордонних продажів. Як пояснює експертка з бухгалтерського обліку Iwona Sikorska з бухгалтерської компанії iKsięgowa:

“В інтернет-магазинах поширена проблема виникає тоді, коли підприємець сприймає переказ із маркетплейсу як суму власних продажів. Платформа може виплатити вже суму, зменшену на комісію, повернення чи інші збори, тоді як у бухгалтерському обліку потрібно окремо показати дохід від продажів і окремо розрахувати витрати, стягнуті оператором. Під час продажу в євро додаються ще валютні курси, а якщо комісію виставляє іноземна компанія, може виникнути імпорт послуг. Тому за більших обсягів електронної торгівлі бухгалтерія має працювати передусім із транзакційними звітами, а не намагатися відтворювати продажі лише на основі надходжень на рахунок”..

Для підприємця важлива також можливість консультації перед зміною моделі продажів. Запуск відправлень до наступних країн, вихід на закордонний маркетплейс або перевищення ліміту WSTO може мати податкові наслідки ще до того, як на банківському рахунку з’явиться помітно більший оборот.

Закордонні продажі в електронній торгівлі потребують добре організованого документообігу

Можливість відправляти товари до Німеччини, Чехії чи Сполучених Штатів можна дуже швидко запустити в інтернет-магазині. Однак бухгалтерії потрібно більше інформації, ніж сама адреса доставки.

Перед початком регулярних закордонних продажів варто визначити, чи зберігає магазин статус і країну клієнта, де будуть доступні звіти платіжних операторів, хто збирає експортні документи та як бухгалтерія отримуватиме інформацію про повернення. За кількох сотень замовлень добре налаштований обіг даних заощаджує значно більше часу, ніж подальше окреме з’ясування кожної розбіжності.