Pożegnanie z arkuszami kalkulacyjnymi na rzecz skalowalności

Ręczne wpisywanie godzin sprawdza się w mikrofirmach o stałym, przewidywalnym rytmie działania. Gdy zespół rośnie, a pracownicy wymieniają się zmianami z dnia na dzień, tradycyjna ewidencja czasu pracy szybko staje się uciążliwa. Zgubione kartki, nieczytelne podpisy i literówki w plikach prowadzą do bolesnych pomyłek przy wyliczaniu ostatecznych wypłat. To generuje frustrację w załodze oraz ogromny stres w dziale kadr.

Rozwiązaniem tych problemów jest wdrożenie narzędzi takich jak inEwi – system rejestracji czasu pracy może rosnąć razem z Twoim biznesem. Wyobraź sobie dużą firmę cateringową, która każdego ranka wysyła swoich kierowców w zupełnie inne lokalizacje na terenie całego województwa. Klasyczna lista obecności podpisana w głównej siedzibie traci tu rację bytu. Zamiast tego pracownik uruchamia aplikację mobilną inEwi i jednym szybkim kliknięciem potwierdza rozpoczęcie zlecenia na miejscu u klienta.

Dzięki tej cyfryzacji menedżer widzi wszystkie postępy na żywo na ekranie swojego komputera w biurze. System samodzielnie zlicza ewentualne nadgodziny, uwzględnia przerwy i przypomina o zbliżającym się końcu okresu rozliczeniowego. Skalowalność oprogramowania gwarantuje, że dodanie do firmy kolejnych pięćdziesięciu kurierów nie wymusi zmiany całego środowiska informatycznego, a platforma bez problemu udźwignie nowy ruch.

Błyskawiczne modyfikowanie grafików online i masowe akcje

W środowisku o dużej zmienności wcześniej ustalone harmonogramy potrafią zdezaktualizować się po kilku godzinach. Nowoczesny system pozwala menedżerom na błyskawiczne modyfikowanie grafików online z dowolnego miejsca.

Wyobraźmy sobie prężnie działającą firmę budowlaną, w której nagłe załamanie pogody wymusza wstrzymanie prac na zewnątrz i przeniesienie ludzi do wykończeń wnętrz. Planista wchodzi do aplikacji i prędko przebudowuje cały dzień roboczy dla kilkunastu brygad.

Ułatwieniem w takich kryzysowych momentach jest masowe przypisywanie zmian dla dużych grup pracowników. Zamiast otwierać profil każdego murarza z osobna, kierownik zaznacza całą listę osób i jednym przyciskiem nadaje im nowy, wspólny harmonogram na najbliższy tydzień. Aplikacja natychmiast rozsyła do zainteresowanych powiadomienia na ich smartfony, więc nikt nie musi wykonywać telefonów informacyjnych. Wszyscy zatrudnieni od razu wiedzą, o której godzinie i na jakim obiekcie mają się stawić następnego dnia.

Wbudowane algorytmy dodatkowo chronią firmę przed złamaniem prawa pracy przy tak dynamicznych roszadach. Gdy kierownik omyłkowo spróbuje zapisać pracownika na zmianę zbyt wcześnie po jego poprzednim dyżurze, system zablokuje akcję i przypomni o obowiązkowym odpoczynku dobowym.

Łatwe zarządzanie uprawnieniami przy rotacjach kadrowych

Branże takie jak gastronomia, handel czy logistyka charakteryzują się bardzo szybką wymianą personelu – dział administracji musi za tym nadążyć. Ręczne zakładanie teczek, przydzielanie dostępów do firmowych narzędzi i późniejsze ich usuwanie zajmuje mnóstwo roboczogodzin. W systemie online da się łatwo zarządzać uprawnieniami przy rotacjach kadrowych. Gdy kelner w dużej sieci restauracyjnej zrezygnuje z pracy, administrator jednym kliknięciem zablokuje jego dostęp do firmowych danych.

Równie prosto wygląda proces wdrażania nowych osób na pokład organizacji. Wystarczy wybrać w systemie gotowy profil stanowiska, a oprogramowanie automatycznie nada nowemu pracownikowi odpowiednie pule urlopowe, wgląd w konkretne działy i przypisze go do właściwego przełożonego. Nowozatrudniony otrzyma mail z linkiem aktywacyjnym i będzie mógł natychmiast korzystać z pracowniczego portalu z poziomu własnego telefonu.

Taki zautomatyzowany obieg informacji zdejmuje z barków HR konieczność ręcznego pilnowania formalności dla każdego pojedynczego zleceniobiorcy. Menedżerowie zyskują godziny na wsparcie zespołu, rozwój kompetencji pracowników oraz ulepszanie procesów biznesowych.