Прощання з електронними таблицями заради масштабованості
Ручне введення годин добре працює в мікрокомпаніях зі стабільним, передбачуваним ритмом роботи. Коли команда зростає, а працівники змінюють одне одного позмінно з дня на день, традиційний облік робочого часу швидко стає обтяжливим. Загублені аркуші, нерозбірливі підписи та описки у файлах призводять до болісних помилок під час розрахунку остаточних виплат. Це спричиняє розчарування в колективі та величезний стрес у відділі кадрів.
Рішенням цих проблем є впровадження таких інструментів, як inEwi, — система реєстрації робочого часу може розвиватися разом із вашим бізнесом. Уявімо велику кейтерингову компанію, яка щоранку відправляє своїх водіїв у зовсім різні місця по всій області. Класичний список присутності, підписаний у головному офісі, тут втрачає сенс. Натомість працівник запускає мобільний застосунок inEwi та одним швидким натисканням підтверджує початок замовлення на місці у клієнта.
Завдяки цій цифровізації менеджер бачить увесь прогрес у реальному часі на екрані свого комп’ютера в офісі. Система самостійно підраховує можливі понаднормові години, враховує перерви та нагадує про наближення кінця розрахункового періоду. Масштабованість програмного забезпечення гарантує, що додавання до компанії ще п’ятдесяти кур’єрів не вимагатиме зміни всього ІТ-середовища, а платформа без проблем впорається з новим навантаженням.
Миттєве редагування графіків онлайн і масові операції
У середовищі з високою мінливістю заздалегідь встановлені графіки можуть застаріти вже за кілька годин. Сучасна система дає змогу менеджерам миттєво редагувати графіки онлайн із будь-якого місця.
Уявімо динамічну будівельну компанію, у якій раптове погіршення погоди змушує призупинити зовнішні роботи та перевести людей на внутрішнє оздоблення. Планувальник заходить у застосунок і швидко перебудовує весь робочий день для кількох бригад.
У такі кризові моменти допомагає масове призначення змін для великих груп працівників. Замість того щоб відкривати профіль кожного муляра окремо, керівник позначає весь список людей і однією кнопкою призначає їм новий спільний графік на наступний тиждень. Застосунок одразу надсилає зацікавленим працівникам сповіщення на їхні смартфони, тож нікому не потрібно телефонувати, щоб повідомити інформацію. Усі працевлаштовані одразу знають, о якій годині та на якому об’єкті мають бути наступного дня.
Вбудовані алгоритми додатково захищають компанію від порушення трудового законодавства під час таких динамічних перестановок. Якщо керівник помилково спробує призначити працівника на зміну надто рано після його попереднього чергування, система заблокує дію та нагадає про обов’язковий щоденний відпочинок.
Просте керування дозволами під час ротації персоналу
Такі галузі, як громадське харчування, торгівля чи логістика, характеризуються дуже швидкою зміною персоналу — адміністративний відділ має встигати за цим. Ручне створення папок, надання доступу до корпоративних інструментів та подальше його скасування забирають безліч робочих годин. В онлайн-системі легко керувати дозволами під час ротації персоналу. Якщо офіціант у великій мережі ресторанів звільниться, адміністратор одним натисканням заблокує його доступ до корпоративних даних.
Так само просто виглядає процес адаптації нових людей в організації. Достатньо вибрати в системі готовий профіль посади, і програмне забезпечення автоматично надасть новому працівникові відповідні відпусткові ліміти, доступ до конкретних відділів і призначить його відповідному керівнику. Новоприйнятий працівник отримає електронного листа з посиланням для активації та зможе одразу користуватися працівницьким порталом зі свого телефону.
Такий автоматизований обіг інформації звільняє HR від необхідності вручну контролювати формальності для кожного окремого підрядника. Менеджери отримують години для підтримки команди, розвитку компетенцій працівників і вдосконалення бізнес-процесів.