У зв’язку зі скороченням періоду зберігання кадрових документів роботодавці передаватимуть до ZUS ширший обсяг інформації про своїх працівників, що дозволить гарантувати їхні набуті права щодо виплат із соціального страхування.

– Наша система потребує адаптації до нових положень, які значно полегшать життя підприємцям, але це не має відбуватися за рахунок їхніх працівників, – каже Iwona Kowalska, регіональна речниця ZUS на Нижній Сілезії.

Підготовку до електронізації кадрових документів Zakład Ubezpieczeń Społecznych розпочинає з оголошення тендеру на модифікацію своєї інформаційної системи KSI ZUS з метою забезпечення можливості зберігати дані з кадрових документів.

– Ми хочемо завершити цей тендер ще до канікул, щоб виконавець мав повні 6 місяців на підготовку нашої інформаційної системи до повної електронізації кадрової документації, – заявляє проф. Gertruda Uścińska, президентка ZUS.

Від 1 січня 2019 року у зв’язку зі змінами в законодавстві період зберігання особових справ працівників скорочується з 50 до 10 років для всіх новоприйнятих працівників. Роботодавці зможуть зберігати документи в електронній формі. Це дозволить роботодавцям зменшити витрати на діяльність, але водночас розширить обсяг даних, які роботодавці повинні будуть передавати до ZUS щодо своїх працівників і підрядників.

Також може бути скорочено період зберігання кадрової документації, створеної в період
1 січня 1999 року – 31 грудня 2018 року, за умови, що роботодавець передасть до ZUS заяву про намір подати інформаційний звіт щодо осіб, уперше заявлених до страхування в цей період, а також передасть інформаційний звіт, який міститиме всі необхідні дані.

Починаючи з розрахунку за січень 2019 року платники внесків будуть зобов’язані регулярно передавати до ZUS у щомісячних іменних звітах (ZUS RCA) додаткові дані щодо суми доходу, виплаченого в конкретному місяці, наприклад суми доходу, виплаченого в конкретному місяці, але належного за інший календарний рік, яка є базою для нарахування внесків на соціальне страхування.

Крім того, у документі про зняття із соціального страхування (ZUS ZWUA) від січня 2019 року роботодавці зазначатимуть додаткові дані щодо розірвання або припинення трудових відносин, наприклад дату та спосіб припинення трудових відносин, а також сторону, з ініціативи якої відбулося припинення трудових відносин. Ширший обсяг інформації, яку роботодавці передаватимуть до ZUS, дозволить гарантувати всі набуті права працівників щодо виплат із соціального страхування.