Як подати заяву на відшкодування витрат на оснащення або дооснащення робочого місця?

Хто має право претендувати на фінансування від управління праці?

На підтримку можуть претендувати компанії, неурядові організації, ясла, дитячі клуби, а також особи, які провадять сільськогосподарську діяльність. Умови фінансування визначає Розпорядження Міністра сім’ї, праці та соціальної політики від 21 листопада 2025 р. щодо заяв і реалізації договорів про фінансування започаткування господарської діяльності, а також про відшкодування витрат на оснащення або дооснащення робочого місця (Dz.U. за 2025 р., поз. 1645).

Основною умовою надання коштів є безперервне ведення господарської діяльності щонайменше протягом 6 місяців до дня подання документів. Цей період не охоплює час, протягом якого підприємство було призупинене.

Управління також ретельно перевіряють фінансовий і кадровий стан суб’єкта. Компанія, яка подає заявку на дотацію, не може мати жодної заборгованості зі сплати внесків до Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego або податків до податкового управління. Протягом останніх 6 місяців роботодавець також не міг зменшувати тривалість робочого часу найманих осіб або розривати з ними договори з причин, що лежать на боці підприємства.

Наприклад, столярна майстерня, у якій працюють п’ятеро столярів, отримає відмову у фінансуванні нового робочого місця, якщо два місяці тому звільнила одного працівника через скорочення штатів. Заявник також не може мати несплачених адміністративних штрафів за порушення трудового законодавства.

Які витрати охоплює підтримка на дооснащення робочого місця?

Кошти управління праці мають чітко визначене призначення і слугують виключно для підготовки технічної бази для нового працівника. Підприємець спрямовує їх на придбання основних засобів, обладнання, машин і комп’ютерного програмного забезпечення.

Придбання має безпосередньо відповідати профілю створюваного робочого місця. Для посади програміста обґрунтованим буде придбання потужного комп’ютера, додаткових моніторів і спеціалізованих ліцензій. Натомість у виробничому підприємстві, майстерні або складі кошти покриють витрати на обробні машини, навантажувачі та меблі для працівників, такі як шафи для одягу, які є безумовною вимогою правил безпеки та гігієни праці.

PUP суворо підходить до переліку неприйнятних витрат. Регламенти можуть виключати витрати на транспортування замовленого обладнання, комісійні збори, лізингові платежі, абонементи, податки та вступне навчання працівників. Придбання легкових автомобілів найчастіше є абсолютно виключеним, якщо тільки створюване робоче місце безпосередньо не стосується мобільних послуг або торгового представництва, а внутрішній регламент відповідного управління прямо не допускає такого винятку.

Який ліміт коштів від PUP?

Розмір підтримки пов’язаний з поточною середньою заробітною платою в економіці, яку регулярно публікує Główny Urząd Statystyczny. Закон визначає верхні ліміти, однак окремі управління праці встановлюють власні правила і часто зменшують максимальну ставку, щоб розподілити бюджет між більшою кількістю місцевих підприємств. Сума часто залежить від тривалості заявленого періоду працевлаштування нової особи. Варто пам’ятати, що підприємець, який є платником ПДВ, отримує відшкодування в нетто-сумі, а податок вираховує у своїх стандартних деклараціях. Суб’єкти, звільнені від ПДВ, отримують відшкодування сум брутто.

Етапи процедури та подання документів на відшкодування

Порушення хронології найчастіше закриває шлях до отримання фінансування. Правило, яке багато підприємців-початківців порушують, вимагає спочатку подати повний комплект документів, а потім підписати договір з PUP — до будь-якого фактичного працевлаштування нового працівника.

Процедура надання дотації ґрунтується на конкретних кроках:

• Сумлінне заповнення форми заяви, завантаженої з вебсайту відповідного управління праці, зокрема підготовка точного кошторису та переліку обов’язків для новоствореного робочого місця.

• Збір додатків, що підтверджують юридичний статус компанії, право розпоряджатися приміщенням (свідоцтво про право власності або договір оренди), а також довідок про відсутність заборгованості за публічно-правовими зобов’язаннями.

• Подання документів до управління та очікування на змістовну й формальну оцінку, яка за законом триває до 30 днів від моменту подання повної заяви.

• Підписання цивільно-правового договору з директором PUP, внесення забезпечення, здійснення покупок із власного рахунку та подання рахунків-фактур для розрахунку дотації, і лише після цього — працевлаштування направленого безробітного.

Найпоширеніші формальні помилки та юридичні пастки

Неточність під час підготовки кошторисів є найсерйознішою причиною затримок або повного відхилення документів. Власники компаній часто вписують до таблиць загальні назви обладнання, такі як «комп’ютер» чи «будівельна машина», замість точних параметрів, наприклад «офісний ноутбук із процесором i5, 16 ГБ оперативної пам’яті та операційною системою Windows». Відсутність такої специфікації може ускладнити посадовцю перевірку відповідності заявленої вартості придбання ринковим цінам. Крім того, кожна подальша зміна в затвердженому кошторисі потребує укладення офіційного додатка до договору. Самовільне придбання іншої моделі обладнання призводить до відхилення витрати під час розрахунку.

Серйозним порушенням також є недотримання строків у рахунках-фактурах. Рахунки, датовані раніше дня підписання договору з управлінням праці, виключаються з переліку прийнятних витрат. Управління вимагають електронного підтвердження руху коштів, тому оплата рахунків готівкою часто позбавляє їх права на відшкодування — платіж за обладнання має бути здійснений із банківського рахунку компанії-заявника.

Також не можна припиняти працевлаштування направленого працівника до завершення строку, зазначеного в договорі. Якщо трудові відносини припинено не з вини роботодавця (наприклад, працівник подав заяву про звільнення), підприємець буде зобов’язаний працевлаштувати іншу особу з реєстру управління. Невиконання договору тягне за собою обов’язок повернути всю отриману суму, збільшену на законні відсотки.