Абсурдна втрата часу й грошей у міській адміністрації та старостві

Публічні документи мають бути цифровими, а не відсканованими

У добу цифрових технологій і загального доступу до інтернету багато громадян і далі стикаються з абсурдними перешкодами в доступі до публічної інформації. Чиновники створюють документи за допомогою текстових редакторів, потім друкують їх, сканують і публікують як PDF-файли, непридатні для пошуку. У результаті такі документи, як рішення депутатів, розпорядження мера чи відповіді на запити, стають практично невидимими для інтернет-пошуковиків і незручними у використанні для мешканців.

Редакція порталу istotne.pl запитала місцеву владу, чому вона досі застосовує цей неефективний і анахронічний спосіб публікації. Відповідь ми отримали лише від Starostwo Powiatowe w Bolesławcu. Urząd Miasta Bolesławca проігнорував запитання.

«У Starostwo Powiatowe w Bolesławcu діє традиційна система виконання канцелярських дій, що пов’язано з обов’язком документувати справи на папері», — відповіла Emilia Michałowska з Відділу промоції повіту. Вона додала, що документи створюють у текстовому редакторі, друкують і підписують, а потім публікують у форматі PDF, який є «доказом існування документа у формі, передбаченій законодавством».

Водночас жодні нормативні акти не забороняють публікувати повністю цифрові документи, придатні для пошуку. Ба більше, закони про інформатизацію діяльності суб’єктів, які виконують публічні завдання, прямо заохочують цифровий документообіг і можливість електронного підписання документів. Сучасні системи дають змогу засвідчити документ кваліфікованим електронним підписом — як автору документа, так і секретарю, який міг би підтвердити відповідність цифрової версії оригіналу.

Проблема не лише технічна, а й соціальна

Багато громадян — зокрема люди з вадами зору, літні люди та ті, хто користується програмами екранного доступу, — мають величезні труднощі з прочитанням відсканованих документів. Пошук інформації в рішеннях чи розпорядженнях стає неможливим, хоча йдеться про документи, що стосуються життя місцевої громади.

Для порівняння, публікація цифрового документа безпосередньо з текстового редактора (наприклад, Word чи LibreOffice) займає кілька секунд. Це швидше, екологічніше і, передусім, доступно для всіх.

Час змінювати практики

Цифровізація установ не полягає у створенні цифрових копій паперу. Йдеться про те, щоб документи створювалися, підписувалися й публікувалися повністю в цифровому вигляді, без необхідності друкування та сканування. Такий підхід не лише підвищує прозорість роботи установ, а й покращує ефективність праці чиновників та якість обслуговування мешканців.

Редакція istotne.pl закликає місцеву владу запровадити обов’язок публікувати всі документи в електронній версії, з можливістю пошуку вмісту, а там, де це потрібно, — із електронним підписом. Це не лише крок до сучасного управління, а передусім вияв поваги до мешканців та їхнього права на інформацію.