Sprawdź, dlaczego warto postawić na innowacyjne podejście do ochrony danych.
Jak wygląda niszczenie dokumentów przez profesjonalistów?
Niszczenie dokumentów wydaje się mało skomplikowaną czynnością, zwłaszcza jeśli dysponujemy niszczarką firmową. Tymczasem nie chodzi wyłącznie o umieszczenie papieru w urządzeniu niszczącym. Problem jest o wiele bardziej złożony i składa się na niego:
- wybór dokumentów do utylizacji,
- bezpieczny transport akt,
- prawidłowe niszczenie danych (niszczarki biurowe nie zawsze spełniają wymagane normy),
- utylizacja ścinków.
Profesjonaliści wykonują powyższe zadania w oparciu o procedury, które zostały opracowane m.in. na podstawie RODO. Dzięki temu dane są bezpieczne w każdym momencie, a opiekę nad nimi przejmują wyłącznie doświadczone osoby. Warto dodać, że firmy zewnętrzne zajmują się utylizacją nie tylko papieru, ale też nośników danych elektronicznych, takich jak płyty CD, karty pamięci czy dyski twarde. W czasach, gdy do firm wkracza dokumentacja elektroniczna, jest to szczególnie istotne.
Dlaczego warto postawić na usługę niszczenia dokumentów?
Dokumenty firmowe możesz niszczyć we własnym zakresie. Pamiętaj jednak, że wymaga to opracowania procedur (i oczywiście postępowania zgodnie z nimi), a także zakupu nowoczesnego sprzętu spełniającego normy bezpieczeństwa. Nie ulega wątpliwości, że dla wielu przedsiębiorców utylizacja danych to dodatkowy, żmudny obowiązek. Z pomocą przychodzi usługa niszczenia dokumentów, z której może skorzystać każda firma. Dzięki niej oszczędzasz czas i zasoby. Masz pewność, że dokumenty niszczone są w sposób prawidłowy, a danych w nich zawartych nie będzie można odtworzyć. Ponadto, dzięki regularnemu niszczeniu papierów i nośników danych elektronicznych, zachowujesz pełną kontrolę nad archiwum firmowym.
Jak skorzystać z usług firmy outsourcingowej?
Skoro wiesz już, w jaki sposób profesjonalne niszczenie dokumentów może przynieść wiele korzyści Twojej firmie, pozostaje odpowiedzieć na pytanie, jak skorzystać z usług zewnętrznych? Na początek musisz wybrać firmę, która będzie je dla Ciebie świadczyć. Warto postawić na taką, która ma duże doświadczenie i rozbudowaną ofertę w zakresie pracy z dokumentacją. Jeśli okaże się, że potrzebujesz też wsparcia na przykład w archiwizacji danych, pomoc specjalistów będzie na wyciągnięcie ręki.
Dobrą firmę wyróżnia indywidualne podejście do klienta. Choć przepisy dotyczące niszczenia dokumentów są takie same dla każdej branży, to samą usługę należy dostosować do specyfiki działalności firmy. Bardzo istotna z punktu widzenia przedsiębiorcy jest też komunikacja z usługodawcą. Jasne zasady, przejrzyste ceny i otwartość na różne formy kontaktu to coś, na co warto zwrócić uwagę, wybierając partnera do współpracy.