Dokumenty publiczne powinny być cyfrowe – nie zeskanowane
W dobie cyfrowych technologii i powszechnego dostępu do internetu wielu obywateli nadal napotyka na absurdalne bariery w dostępie do informacji publicznej. Urzędnicy tworzą dokumenty przy użyciu edytorów tekstu, następnie drukują je, skanują i publikują jako nieprzeszukiwalne pliki PDF. Efekt? Dokumenty takie jak uchwały radnych, zarządzenia burmistrza czy odpowiedzi na wnioski stają się praktycznie niewidoczne dla wyszukiwarek internetowych i niewygodne w użyciu dla mieszkańców.
Redakcja portalu istotne.pl zapytała lokalne władze, dlaczego nadal stosują ten nieefektywny i anachroniczny sposób publikacji. Odpowiedź otrzymaliśmy wyłącznie od Starostwa Powiatowego w Bolesławcu. Urząd Miasta Bolesławca pytanie zignorował.
„W Starostwie Powiatowym w Bolesławcu obowiązuje system tradycyjny wykonywania czynności kancelaryjnych, co wiąże się z obowiązkiem dokumentowania spraw w postaci papierowej” – odpisała Emilia Michałowska z Referatu Promocji Powiatu. Jak dodała, dokumenty są tworzone w edytorze tekstowym, drukowane i podpisywane, a następnie publikowane w formacie PDF, stanowiącym „dowód istnienia dokumentu w wymaganej przepisami postaci”.
Tymczasem żadne przepisy nie zabraniają publikowania dokumentów w pełni cyfrowych, przeszukiwalnych. Co więcej – ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne wręcz promują cyfrowy obieg dokumentów i możliwość ich podpisywania elektronicznie. Dzisiejsze systemy umożliwiają opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym – zarówno przez autora dokumentu, jak i sekretarza, który mógłby potwierdzić zgodność wersji cyfrowej z oryginałem.
Problem nie tylko techniczny, ale i społeczny
Wielu obywateli – w tym osoby niedowidzące, starsze, czy korzystające z czytników ekranowych – ma ogromne trudności z odczytywaniem zeskanowanych dokumentów. Wyszukiwanie informacji w uchwałach lub zarządzeniach staje się niemożliwe, a przecież mówimy tu o dokumentach, które dotyczą życia lokalnej społeczności.
Dla porównania, opublikowanie dokumentu cyfrowego bezpośrednio z edytora tekstu (np. Worda czy LibreOffice) zajmuje kilka sekund. Jest szybsze, bardziej ekologiczne i przede wszystkim – dostępne dla wszystkich.
Czas na zmianę praktyk
Cyfryzacja urzędów nie polega na tworzeniu cyfrowych kopii papieru. Chodzi o to, by dokumenty były tworzone, podpisywane i publikowane w pełni cyfrowo, bez konieczności drukowania i skanowania. Takie podejście nie tylko zwiększa przejrzystość działania instytucji, ale także poprawia efektywność pracy urzędników i jakość obsługi mieszkańców.
Redakcja istotne.pl apeluje do lokalnych władz o wprowadzenie obowiązku publikowania wszystkich dokumentów w wersji elektronicznej, z możliwością przeszukiwania treści, a tam, gdzie to potrzebne – opatrzonych podpisem elektronicznym. To nie tylko krok w stronę nowoczesnej administracji, ale przede wszystkim wyraz szacunku dla mieszkańców i ich prawa do informacji.