Ekologiczna firma? Tak, dzięki archiwizacji dokumentów

Ekologiczna firma? Tak, dzięki archiwizacji dokumentów
fot. Krzysztof Gwizdała Problemem wielu dużych firm oraz korporacji, które działają na ogromnym obszarze i obsługują setki tysięcy klientów, jest nadmierna produkcja papierowych dokumentów.
istotne.pl biuro, komputer

Standardowe archiwa składające się z teczek, segregatorów i dziesiątek wydrukowanych umów, regulaminów, aneksów, faktur czy rachunków, wciąż są obecne w wielu firmach, jednak na szczęście coraz więcej z nich decyduje się na przechodzenie na bardziej praktyczne i ekologiczne rozwiązania.

Cyfrowe archiwa

A jednym z nich, które dają największe możliwości, są elektroniczne (cyfrowe) archiwa, które doskonale zastępują papierowe odpowiedniki. Elektroniczna baza dokumentów, faktur, umów, wniosków, gwarancji, kilometrówek, zaliczek, ofert czy protokołów sprawdza się równie dobrze, a nawet znacznie lepiej, od papierowych wersji tych dokumentacji. Przede wszystkim dlatego, że ich obsługa w cyfrowej formie jest o wiele prostsza, łatwiejsza i bardziej optymalna, dzięki między innymi:

  • nieograniczonemu dostępowi do takiego archiwum z każdego miejsca, komputera i o każdej porze
  • skróceniu procesu wymiany informacji pomiędzy pracownikami firmy i poszczególnymi działami danej korporacji
  • znacznemu ograniczeniu kosztów wynikających z obsługi i utrzymania tradycyjnych archiwów papierowych
  • Sprawny DMS

Ale przede wszystkim znaczenie ma tu spory wpływ na ochronę środowiska, ponieważ archiwa cyfrowe dzięki temu, że nie wymagają używania papieru, są o wiele bardziej ekologiczne niż znane dotąd tradycyjne rozwiązania archiwizacyjne.

Środowisko to doceni

Ograniczenie produkcji papierowej dokumentacji może być wprowadzane stopniowo i stosowane jest już od dawna przez wiele międzynarodowych lub korporacyjnych firm. Przykładowo zachęca się klientów do rezygnacji z papierowych faktur na rzecz elektronicznych, oferując im w zamian ciekawe rabaty lub zniżki na abonamentach. Oczywiście jest dokumentacja, której wydruk jest wymagany prawnie, ale w większości przypadków produkcja papierowych wydruków może zostać nie tylko ograniczona, lecz całkowicie zlikwidowana. Dotyczy to na przykład wniosków urlopowych, not korygujących, zapytań ofertowych, zgłoszonych zapotrzebowań i zamówień, wewnętrznych zarządzeń i regulaminów firmowych, dokumentacji personalnej, kadrowej i projektowej albo dokumentów transportowych i logistycznych. Wynikające z tych ograniczeń zyski dla środowiska są w skali jednego oddziału już na tyle widoczne, że wiele korporacji wdraża je natychmiastowo we wszystkich swoich placówkach i filiach.

Szacuje się, że nawet częściowa rezygnacja z wysyłania papierowych faktur do około 10 tysięcy klientów może ocalić w ciągu zaledwie jednego roku nawet kilka ton drewna przeznaczonego na wyrób papieru! W kontekście wielu wielkich firm i międzynarodowych przedsiębiorstw staje się to więc absolutnym fenomenem i bardzo widocznym znakiem tego, że w takich firmach wdraża się odpowiedzialny za ekologię biznes.

tekst zlecony